Firmowy newsletter – jak go tworzyć? Poradnik dla początkujących

Firmowy newsletter to narzędzie, z którego korzysta wiele firm, ale nie wszystkie z nich odnoszą na tym polu sukces. Chcesz, by Open Rate Twojego newslettera był na ponadprzeciętnym poziomie? Z poniższego artykułu dowiesz się, jak to zrobić. 

Czym jest firmowy newsletter?

Firmowy newsletter jest wysyłany do określonej grupy odbiorców i używany przez organizację do komunikacji wewnętrznej i/lub zewnętrznej. Newsletter obecnie ma najczęściej formę elektroniczną, czyli jest po prostu wysyłany mailem. O wiele rzadziej można spotkać się z drukowanymi newsletterami. Newsletter charakteryzuje się tym, że jest wysłany do odbiorców (w miarę) regularnie, np. co tydzień, co miesiąc albo co kwartał. W informacje na temat działań, najnowsze wiadomości i aktualizacje dotyczące firmy. Biuletyny firmowe są wysyłane do pracowników, subskrybentów, klientów, członków społeczności i odbiorców docelowych. 

Firmowy newsletter – jak zacząć?

Stało się – Twoja firma zdecydowała się na firmowy newsletter. Od czego zacząć przygotowania do wysyłki, żeby cały proces był płynny i efektywny? 

• Określ grupę docelową – bez tego ani rusz. Bez dokładnego zdefiniowania, do kogo kierujesz newsletter będzie Ci ciężko przejść przez kolejne kroki (np. wybór tematyki).

• Wybierz tematykę – zastanów się, dlaczego chcesz prowadzić wysyłkę maili (np. zdobycie nowych klientów, budowanie wizerunku marki, zwiększenie zaangażowania wśród obecnych klientów) i na tej podstawie dobierz tematykę newslettera.  

• Określ język komunikacji – zastanów się, czy mailing ma być „na poważnie” czy może chcesz pokazać się z tej nieco innej, luźniejszej strony. W każdym wypadku pamiętaj, żeby styl współgrał z tone of voice marki i był dostosowany do grupy docelowej.  
• Wskaż osobę/ osoby odpowiedzialne za newslettera – research, tworzenie treści, grafik, zaplanowanie wysyłki, odpisywanie na maile – są to pracochłonne czynności, które wymagają też odpowiednich skilli.  
• Wybierz narzędzie – na rynku znajdziesz wiele platform do masowej wysyłki maili, np. MailChimp czy GetResponse. Poświęć czas na przejrzenie funkcjonalności i wybierz rozwiązanie, które w największym stopniu spełnia Twoje oczekiwania i wymagania.  

Firmowy newsletter – jak odnieść sukces? 

Chcesz, by Twój newsletter miał wysoki Open Rate, a liczba czytelników stale rosła? Zastosuj się do tych wskazówek:

Dostarczaj prawdziwą wartość

To kluczowy element dobrych, poczytnych newsletterów. Jeśli zrobisz z newslettera billboard reklamowy, Open Rate na pewno nie będzie na wysokim poziomie, a liczba rezygnacji będzie rosnąć. Newsletter powinien dostarczać czytelnikom wartościowe treści, np. przydatną wiedzę, tipy, wskazówki – będą wtedy chętnie otwierać Twoje maile. Nie oznacza to, że musisz zupełnie zrezygnować z reklamowych treści, ale rób to z głową. Newsletter może być świetnym narzędziem do komunikowania o ekskluzywnych promocjach, zniżkach itp.  

Pamiętaj o regularności

Nawet jeśli odbiorcy polubią Twój newsletter, ale będą go dostać na swoje skrzynki mailowe nieregularnie – czasem raz na tydzień, czasem raz na miesiąc – może okazać się, że otwierają maile coraz rzadziej. Jak często wysyłać newsletter? Nie ma tu jednej reguły – zależy to od Twoich celów czy zasobów. Lepiej jest wysłać maila rzadziej, np. raz na dwa miesiące, ale regularnie.

Zadbaj o tytuł i nagłówek maila   

Tytuł i nagłówek często decydują o tym, czy w ogóle zdecydujemy się otworzyć maila. Dlatego powinny być one na tyle intrygujące, ciekawe, żeby odbiorca chciał kliknąć w maila, żeby dowiedzieć się więcej. Nie przesadzaj jednak w drugą stronę i nie stosuj clickbaitowych praktyk. 

Postaw na przejrzysty szablon

Nie warto szaleć z ilością kolorów tła czy czcionki. Postaw na prostotę i przejrzystość – czytanie maila powinno być w końcu przyjemne, a nie męczące dla oczu.

Nie zapomnij o elementach graficznych 

Suchy tekst brzmi trochę nudno prawda? Nie bój się dodawać do newslettera grafik, zdjęć, emotikonek. Dobrze dobrane elementy graficzne sprawią, że mail będzie wyglądał bardziej interesująco i atrakcyjnie. 

Zadbaj o wersję na urządzenia mobilne  

Coraz więcej osób konsumuje treści przede wszystkim na urządzeniach mobilnych. Dlatego tak ważne jest, by Twój newsletter był do nich dostosowany. Sprawdź, czy czcionka ma odpowiedni rozmiar i czy grafiki wyświetlają się poprawnie.

Nie przesadzaj z długością maila

Nikt nie ma czasu czytać długich maili. Jeśli chcesz podzielić się ważnym artykułem czy wywiadem, w newsletterze powinna znaleźć się esencja i link przekierowujący do całego materiału. 

Pamiętaj o promocji

Nie zaszkodzi pochwalić się newsletterem na stronie internetowej i w firmowych kanałach w social media. Możesz też zdecydować się na płatne kampanie. zadbanie o promowanie newslettera jest szczególnie ważne na początku, gdy baza odbiorców jest niewielka i zależy Ci na powiększeniu jej. 

🚀 SUCCESS STORY

W nieco ponad rok liczba subskrybentów GreenLettera zwiększyła się z 2 tys. do prawie 16 tys. (i wciąż rośnie), a Open Rate utrzymuje się na wysokim poziomie ok. 29% – to więcej niż średnia dla newsletterów z branży według MailChimp. Według My Company Polska GrenLetter to jeden z newsletterów, który powinien znać każdy przedsiębiorca, a Sprawny Marketing umieścił go na liście TOP 14 newsletterów marketingowych. Wielu odbiorców uważa GreenLetter za najlepszy lub jeden z najlepszych w branży. 

Firmowy newsletter – o czym pisać? 

O czym pisać w firmowym newsletterze? W przypadku maili wysyłanych do pracowników możesz informować np. o:

• nowych pracownikach – to świetny sposób na przedstawienie nowych członków zespołu całej firmie,
• sukcesach firmy – dział sprzedaży ma świetne wyniki? Poinformuj o tym w newsletterze,
• ważnych wydarzeniach – np. konferencjach, nagrodach dla firmy czy pracowników, wyjazdach integracyjnych,
• konkursach – to dobry sposób na zaangażowanie pracowników, budowanie przyjaznej atmosfery i jednocześnie dostarczanie rozrywki,
• akcjach charytatywnych – w których bierze udział firma czy poszczególne działy,
• awansach, sukcesach, rocznicach, urodzinach – informowanie o ważnych wydarzeniach w życiu pracowników w newsletterze to świetny sposób na ich docenienie i sprawienie, że czują się częścią organizacji,
• ankietach – mogą one dotyczyć różnych spraw związanych z funkcjonowaniem firmy. 

Z kolei w treści newslettera zewnętrznego mogą znaleźć się np.:

• informacje branżowe – jeśli zależy Ci, by budować wizerunek eksperta, mogą to być ciekawe dane, najważniejsze wiadomości, doniesienia medialne,
• analizy, komentarze ekspertów – to również buduje wizerunek Twojej firmy jako eksperta w branży,
• zajawki i linki do wywiadów z ekspertami – wewnętrznymi i zewnętrznymi,
• tipy, know-how, przydatne narzędzia, apki – to treści rzeczywiście przydatne dla czytelników, 
• oferty pracy – w końcu newsletter to też świetne narzędzie employer brandingowe,

Firmowy newsletter – korzyści 

Jakie korzyści przynosi firmowy newsletter? Wysyłanie wewnętrznego newslettera to np.:

• budowanie większego zaangażowania wśród pracowników,
• lepsza identyfikacja z firmą,
• skuteczniejsza komunikacja w firmie,
• budowanie marki pracodawcy, 

Z kolei newsletter wysyłany do zewnętrznych odbiorców przynosi poniższe korzyści:

• budowanie wizerunku eksperta na rynku,
• docieranie do nowych odbiorców,
• budowanie większego zaangażowania wśród obecnych i potencjalnych klientów,

Komu zlecić tworzenie firmowego newslettera?

Tworzenie firmowego maila możesz zlecić wewnętrznemu zespołowi marketingowemu lub HR (w przypadku newsletterów dla pracowników). Niektóre organizacje decydują się też na powierzenie tego zadania freelancerom. Oba rozwiązania mają swoje plusy, ale również istotne wady.

Trzecią drogą jest współpraca ze specjalistami Human Intelligence on Demand. Dzięki temu zyskasz pewność, że Twój newsletter jest tworzony przez najlepszych ekspertów w branży. Nie przepalasz budżetu, a Twoi pracownicy mają więcej czasu na inne zadania, kluczowe z punktu widzenia Twojego biznesu. Brzmi ciekawie? Say HI.