Chatboty wewnątrz organizacji – korzyści i możliwości. Przykład chatbota w środowisku Workplace

Zacznijmy od tego czym jest Workplace from Facebook? To stary dobry Facebook ze znanym nam interfejsem – od większego brata różni go jedna rzecz – możesz na nim z czystym sumieniem siedzieć w trakcie pracy. Zamiast scrollować nudnego walla przeglądasz listę zadań a zamiast znajomych, których nie widziałeś od liceum – masz listę kolegów z pracy. Jest nie tylko sympatycznie ale i pożytecznie. Wszystkie klasyczne facebookowe funkcje, które znamy znajdują się w jednym miejscu: 

• Live video – Czyli wideo na żywo, w znanym nam pionowym formacie – może to być komunikat z gratulacjami czy dobrą informacją CEO, przedstawienie nowego pracownika, tutorial od działu IT dotycząca obsługi nowego oprogramowania, burza mózgów – wideokonferencja dla szefów działów pod którą komentują i zadają pytania członkowie zespołów.
• Wyspecjalizowane grupy – Z tym udogodnieniem employer branding zrobi się sam – każdy pracownik może stworzyć własną grupę – dzięki temu fani koszykówki się zrzeszą i załatwią salę gimnastyczną a zamawiający dietetyczne jedzenie do pracy wspólnie dokonają zamówienia. Grupy pomogą project managerom przeglądać stan projektów a przy większych projektach – zapraszać do grup roboczych osoby czy zespoły spoza organizacji. A wszystko to, pod czujnym okiem członków zarządu.
• Wydarzenia – Tutaj zameldujemy się na szkolenia, spotkania wewnątrz i zewnątrz firmowe, imprezy integracyjne etc.

By zalogować się do Workplace from Facebook pracownik nie musi posiadać prywatnego profilu na Facebooku. Do konta mogą się bez problemu zalogować używając służbowego adresu mailowego. A więc to co prywatne zostaje w klasycznym medium społecznościowym, a to co zawodowe – na platformie Workplace. W tym miejscu trzeba zastrzec, dla jakiego typu organizacji firma Marka Zuckerberga stworzyło to nowe narzędzie. Najczęściej są to duże przedsiębiorstwa zatrudniające dużą liczbę pracowników (rzędu tysięcy czy dziesiątek tysięcy), które mają bardzo złożone struktury, wiele oddziałów i filii oraz nierzadko działają na wielu rynkach świata.

Oprócz tego administratorzy po stronie firmy mogą przeglądać statystyki, chaty, automatyczne tłumaczenia oraz mają możliwość wdrażania integracji z zewnętrznymi narzędziami czy źródłami danych. Wszystko po to, by fajniej i sprawniej nam się pracowało, a korporacja odnosiła wymierne oszczędności poprzez optymalną alokację czasu pracy.

Jest jeszcze jedna funkcjonalność Workplace, nad którą chcielibyśmy się szczególnie pochylić – boty. Możliwe są chatboty, które są na grupach i boty grupowe, które mogą postować i wysyłać powiadomienia do grup.

Mówiąc o botach wewnątrz organizacji, mamy na myśli automatyzację komunikacji i powtarzalnych procesów odbywających się w jej wnętrzu. Wyobraźmy sobie osobę, która posiada całą wiedzę i zna wszystkie procedury organizacji, np. dyrektor ds. operacyjnych lub dyrektor ds. personalnych. Czy w najbardziej powtarzalnych i zabierających zbędny czas czynnościach nie mógłby z powodzeniem zastąpić jej dobrze zaprogramowany chatbot? Oczywiście, że tak! Chatboty są z powodzeniem wykorzystywane we wsparciu zadań takich jak:

• Onboarding nowych pracowników,
• Informowanie o szkoleniach i najważniejszych spotkaniach,
• Odpowiadanie na najczęściej występujące pytania i problemy,
• Przekazywanie najważniejszych dokumentów i udostępnianie firmowego know-how,
• Przypominanie o terminach i deadline’ach,
• Zasięganie opinii pracowników w najważniejszych firmowych sprawach i zbieranie feedbacku,
• Przeprowadzanie badań i wysyłanie ankiet,
• Komunikacja ze strukturami IT i podstawowy helpdesk.

Należy pamiętać, że automatyzacja procesów komunikacji wewnątrz organizacji to dynamiczny proces, który podlega ciągłym zmianom, stale się  rozwija i nie można go ograniczyć tylko do jednorazowej implementacji / wdrożenia.

Jaki będzie efekt wprowadzenia zmian?

• Zmniejszy się liczba spotkań – bardzo szybko okaże się, że nie zawsze spotkanie jest konieczne. Automatyzacja efektywnie zmniejszy ich liczbę.
• Spadnie odsetek wymienianych wewnątrz firmy maili – dzięki odpowiednio dobranej komunikacji za pośrednictwem komentarzy, lajków, wydarzeń i grup, wszystko przy wsparciu chatbota.
• Sławetne algorytmy Facebooka również będą działać – Workplace monitoruje czas oraz kierunek interakcji i będzie nam sugerował z kim rozmawiać czy kogo obserwować.

Czy jest jakiś istotny powód, by powtarzalne czynności lub taski, które zapełniają tylko niepotrzebnie skrzynkę wewnętrznego CRM-a, wykonywał fizycznie pracownik, skoro z łatwością odciąży go dobrze zaprogramowany automat? W Green Parrot specjalizujemy się szczególnie w automatyzacji procesów biznesowych (BPA) w różnorodnych organizacjach tworząc szyte na miarę rozwiązania, które zadowolą nawet najbardziej wymagającego klienta. Nasze autorskie rozwiązania technologiczne oparte na przetwarzaniu języka naturalnego (NLP) i uczeniu maszynowym (ML) są w pełni zintegrowane z wymogami interfejsu (API) Workplace from Facebook oraz z innymi aplikacjami i źródłami danych, których używa Twoja firma. Co najważniejsze, po udanym wdrożeniu nie będziesz musiał edytować ani jednej linijki kodu – nasz zespół doświadczonych programistów i architektów aplikacji zajmie się wszystkim. Ty zaś skupisz się na optymalizacji powtarzalnych procesów i obsłudze administracyjnej. Zawsze skupiamy się na doskonałej obsłudze i budowaniu pozytywnego doświadczenia naszych klientów!