10 etapów efektywnego zarządzania i realizacji projektu z GP Med

Jak efektywnie zarządzać projektem? Nasz zespół GP Med przygotował dla Ciebie krótki przewodnik, który to doskonale wyjaśnia. Zobacz, jak wygląda efektywne zarządzanie i realizacja projektu z GP Med krok po kroku. 

Etap 1 – zgłoszenie

Zainteresowała Cię nasza oferta dotycząca marketingu medycznego i farmaceutycznego. Co dalej? Zgłaszasz się do nas z pomysłem realizacji projektu lub potrzebą osiągnięcia określonych wyników – tylko tyle i aż tyle. Kontaktujesz się, jak Ci wygodnie: przez formularz dostępny na stronie, dzwoniąc do nas czy zostawiając nam wiadomość np. na Messengerze. 

Etap 2 – briefing

Przesyłasz do nas brief odpowiadający na bazowe pytania dotyczące projektu, takie jak: 

• Jakie cele chcesz zrealizować? 
• Osiągnięcie jakich wskaźników będzie oznaczało sukces projektu (KPI)?
• Jaki budżet jesteś w stanie przeznaczyć na realizację projektu? 
• Jakiej marki lub produktu dotyczy projekt i czym on się charakteryzuje? 
• Kim jest Twoja docelowy odbiorca i czym się charakteryzuje? 
• Jaki jest termin rozpoczęcia i zakończenia projektu?

Możemy też zorganizować spotkanie online/stacjonarne, podczas którego ustalamy wszystkie kluczowe kwestie. Następnie prześlemy je  spisane do Ciebie w formie klarownego dokumentu do weryfikacji.

Jeśli nie masz sprecyzowanego pomysłu na projekt, ale potrzebujesz dowieźć wyniki, my Ci w tym pomożemy. Możemy zorganizować wspólny warsztat, podczas którego opracujemy plan realizacji projektu uwzględniający Twoje potrzeby i sposoby osiągnięcia postawionych celów. 

Etap 3 – Wybór metodologii prowadzenia projektu

Po etapie briefingu prawdopodobnie będziemy w stanie wybrać metodykę, za pomocą której będziemy realizować Twój projekt – zależy ona od jego rodzaju i Twoich potrzeb (najczęściej będzie to metodyka kaskadowa, tzw. waterfall).

Metodologia waterfall (kaskadowa) – to tradycyjne podejście do zarządzania projektami. Zadania i fazy są realizowane w sposób liniowy, sekwencyjny, a każdy etap projektu musi zostać zakończony przed rozpoczęciem kolejnego.

Metodykę kaskadową stosujemy , gdy:

• Ostateczny cel Twojego projektu jest jasno określony — i nie ulegnie zmianie,
• Interesariusze dokładnie wiedzą, czego chcą (i to się nie zmieni),
• Twój projekt jest spójny i przewidywalny (tzn. nie ulegnie zmianie),
• Pracujesz w regulowanej branży, która wymaga obszernego śledzenia projektu lub dokumentacji,
• Może być konieczne włączenie nowych osób do projektu w połowie jego trwania i szybkie ich przyśpieszenie.

Nie stosujemy jej, gdy:

• Twój projekt może ulegać częstym zmianom
• Nie masz pełnego obrazu wszystkich wymagań przed rozpoczęciem
• Musisz przeprowadzać ciągłe testy lub dostosowywać się do informacji zwrotnych podczas procesu

Metodologia Agile (zwinna) – to sposób zarządzania projektami cechującymi się niestałością. Opiera się na dostarczaniu projektu w częściach. W trakcie regularnych spotkań prezentowane są gotowe moduły projektu. Prace odbywają się w tzw. sprintach, czyli krótkich etapach w czasie, w obrębie których będziesz miał wgląd w postęp działań. Po zakończeniu każdego z etapów czekamy na Twój feedback i wprowadzamy ewentualne zmiany. Wprowadzanie zmian na bieżąco przyśpiesza wdrożenie rozwiązania oraz pozwala zmieniać kierunki rozwoju projektu.

Agile najczęściej wykorzystujemy do wytwarzania oprogramowania.

Praca przy projekcie w metodyce zwinnej np. Scrum rozpoczyna się od określenia wizji produktu – jego głównego celu. Nie ma natomiast konieczności dokładnego i wcześniejszego określenia działania każdej jego funkcji.

Agile stosujemy gdy:

• Twój projekt może ulegać częstym zmianom,
• Na początku nie jesteś pewien, jak będzie wyglądać rozwiązanie,
• Musisz działać szybko, a ważniejsze jest, abyś widział szybkie postępy niż doskonałe wyniki,
• Twoi interesariusze lub klient potrzebują (lub chcą) być zaangażowani na każdym etapie.

Nie stosujemy Agile, gdy:

• Potrzebujesz dużo dokumentacji (na przykład, jeśli będziesz wprowadzać nowe osoby na pokład podczas projektu),
• Potrzebujesz przewidywalnego rezultatu i od samego początku musisz jasno określić, jak ma to wyglądać,
• Twój projekt nie może sobie pozwolić na zmiany w trakcie jego trwania,
• Masz ścisłe terminy lub rezultaty, których musisz dotrzymać.

Etap 4 – przygotowanie oferty

Po briefingu otrzymasz od nas przygotowaną specjalnie dla Ciebie ofertę. Zawierać ona będzie kluczowe informacje na temat sposobu realizacji projektu i kosztów oferowanych działań (z rozbiciem na planowane do wykonania prace i czas potrzebny do ich realizacji). Ofertę zazwyczaj wysyłamy po 3-5 dniach.*

*w zależności od stopnia skomplikowania projektu – w przypadku mocno rozbudowanych projektów może to zająć kilka dni dłużej.

Przesłana przez nas oferta stanowi zamówienie, które podlega Twojej weryfikacji. Po jego akceptacji przystępujemy do właściwej pracy nad Twoim projektem.

Etap 5 – spotkanie otwierające i dobór zespołu projektowego

Po części formalnej kolejnym etapem jest organizacja spotkania otwierającego projekt.

Kickoff meeting to czas na omówienie planowanego przebiegu projektu i sposobu realizacji założonych celów. Przedstawiamy wtedy zespół realizacyjny i Account Managera, który będzie koordynował pracę zespołu oraz pełnił nadzór nad prawidłowym przebiegiem całego projektu.

[Wychodzimy z założenia, że w zarządzaniu projektem i obsłudze Klienta empatia, umiejętności interpersonalne, dobra komunikacja i zdolności przywódcze są równie ważne co pilnowanie terminów i budżetu]

Zalecamy, by w spotkaniu brały udział wszystkie osoby biorące udział w projekcie – zarówno z Twojej, jak i naszej strony.

Przepływ wiedzy i połączenie kompetencji pomiędzy działami to nasza mocna strona. Korzystamy z doświadczeń, które nabyliśmy podczas realizacji wielu różnych projektów na przestrzeni czasu. 

Etap 6 – Dokumentacja projektowa

Po ustaleniu i weryfikacji planu opracowanego podczas spotkania otwierającego projekt, sporządzamy tzw. kartę projektu.

Karta projektu – to dokument, w którym wyszczególniamy wszystkie podstawowe cele i wymagania omówione na spotkaniu otwierającym. Karta projektu przedstawia jego zarys i zawiera informacje o kluczowych uczestnikach, zakresie, celach i ogólnych założeniach. Uczestnicy zawsze mogą odnieść się do tego dokumentu i zrozumieć swoje obowiązki.

Pilnujemy tego, by nie wprowadzać zespołu do projektu po prostu z listą rzeczy do zrobienia i terminami ich realizacji. Ważne jest dla nas, aby każdy członek zespołu rozumiał, w jaki sposób realizacja wiąże się z celami strategicznymi projektu i organizacji dla której jest on wykonywany

Etap 7 – wdrożenie projektu

Na tym etapie przystępujemy do realizacji projektu zgodnie z ustaleniami. W zależności od jego rodzaju będziemy podejmować się różnych działań, w tym np. 

• skonfigurujemy odpowiednie konta, 
• nadamy do nich dostępy, 
• przygotujemy projekty graficzne, 
• opracujemy teksty. Dowiedz się więcej o content marketingu w farmacji i medycynie z naszego darmowego e-booka, 
• wybierzemy frazy kluczowe, 
• wykonamy animację 
• lub zakodujemy elementy oprogramowania. 

Będziesz informowany o każdej aktywności, żeby mieć możliwość ją do zweryfikować i przekazać uwagi*. Zazwyczaj ten proces będzie się odbywał zdalnie w czasie rzeczywistym. Twoje uwagi zostaną uwzględnione, a aktywność lub materiał skorygowane i wdrożone po Twojej akceptacji do widocznej części projektu.

* W ramach podstawowej wyceny, w przypadku projektów graficznych lub copywriterskich masz do dyspozycji 2 rundy poprawek dla każdego przygotowywanego materiału. Dodatkowe poprawki będą wyceniane oddzielnie zgodnie ze stawką godzinową specjalisty, który pracuje nad materiałem.

Etap 8 – monitorowanie postępów i raportowanie wyników

W trakcie realizacji projektu otrzymasz dostęp do harmonogramu online, w którym w każdej chwili możesz sprawdzić status i postępy projektu. W harmonogramie projektu znajdziesz informacje takie jak kamienie milowe (kluczowe etapy) niezbędne do realizacji projektu, zadania i terminy ich wykonania

Realizując kampanie internetowe, otrzymasz dodatkowo dostęp do aktualizowanego w czasie rzeczywistym raportu wyników online. Dzięki temu będziesz mógł w sposób ciągły widzieć postępy kampanii zwizualizowane na intuicyjnych wykresach lub za pomocą tabel.

Szczególną uwagę przywiązujemy do przewidywania i identyfikacji ryzyka. Rozwiązujemy nawet najmniejsze problemy, zanim zmienią się one w coś wielkiego i wpłyną na harmonogram, budżet, morale zespołu i jakość realizowanego projektu

Uważamy, że w zarządzaniu projektami chodzi o to, aby projekt został zrealizowany jak najsprawniej i jak najefektywniej.

Etap 9 – zakończenie projektu

Po zakończeniu projektu organizujemy spotkanie podsumowujące, podczas którego zastanawiamy się wspólnie nad sukcesami i porażkami. Stanowi to doskonałą okazję do omówienia tego, co poszło dobrze, a co nie tak oraz jak można ulepszyć przyszłe projekty. Takie spotkania pomagają usprawnić zarządzanie pracą, co jest korzystne dla przyszłych projektów.

Etap 10 – sposoby rozliczeń

W kontekście rozliczeń jesteśmy elastyczni. Dopasujemy się do Twoich potrzeb i możliwości.

Współpraca z nami jest prosta! Możesz wybrać jeden z 3 rekomendowanych modeli współpracy.

Flat Fee – miesięczne wynagrodzenie zespołu w pakiecie RBH + dodatkowe prace (po przekroczeniu) wyceniane na podstawie stawek godzinowych. Do kosztów zewnętrznych, jak np. media, doliczany będzie negocjowany % uzależniony od wysokości budżetu.

Przykładowy koszt RBH: uśredniona stawka za RBH Account Managera: 170 zł netto

Projektowy – każda część projektu wyceniona zostanie osobno, a dodatkowe prace będą rozliczane kolejnymi zamówieniami.

Przykładowe koszty: Social Media (ilość postów * koszt jednego posta = 425 zł netto) Media – budżety mediowe, analityka, optymalizacja, raportowanie: budżet mediowy, fee %+ obsługa

Dedykowany – w tym modelu dopasujemy się do Twoich indywidualnych preferencji.

Przykładowe koszty: FF+ projektowy, AoD indywidualnie dopasowany zespół lub dział zewnętrzny

Jak widzisz, efektywne zarządzanie i realizacja projektu z GP Med to tylko 10 kroków, dzięki którym masz pewność, że ze współpracy wyniesiesz jak najwięcej. Chcesz powierzyć realizację swojego projektu GP Med? Nie czekaj, napisz do nas!