10 pytań, które warto zadać agencji przed startem kampanii digital na rynku farmaceutycznym

Współpraca z agencją może przynieść fantastyczne efekty, ale tylko wtedy, gdy obie strony mają jasność co do oczekiwań, procesów i celów. Przygotowaliśmy dla Was zestaw 10 kluczowych pytań, które pomogą Wam zbudować solidne fundamenty pod owocną współpracę.

Pamiętajcie, że nie ma głupich pytań — każde z nich może uchronić Was przed potencjalnymi problemami. Nie bójcie się drążenia tematu, prosić o wyjaśnienia czy negocjować warunki — macie pełne prawo wiedzieć dokładnie, na co się decydujecie.

Omówimy zagadnienia takie jak skład zespołu projektowego, komunikacja, proces akceptacji, konta reklamowe, wskaźniki efektywności, prawa autorskie, raportowanie, poufność informacji, bezpieczeństwo danych czy monitorowanie zdarzeń niepożądanych. Każde z tych zagadnień jest równie ważne i może mieć znaczący wpływ na sukces Waszej kampanii.

Czy podpiszemy umowę o zachowaniu poufności (NDA) i jakie dokładnie informacje będzie ona obejmować?

Pamiętaj, że rynek marketingowy jest stosunkowo mały, a agencje często współpracują np. z freelancerami. Dlatego kluczowe jest zabezpieczenie się przed potencjalnym wyciekiem strategicznych i ważnych informacji.

Poproś agencję o podpisanie szczegółowej umowy o zachowaniu poufności. Upewnij się, że obejmuje ona nie tylko pracowników agencji, ale także wszystkich podwykonawców, którzy mogą mieć dostęp do Twoich danych.

W umowie jasno określ, jakie konkretnie informacje są uznawane za poufne. Mogą to być strategie marketingowe, dane klientów, plany rozwoju produktów czy inne wrażliwe dane biznesowe.

Ustal okres obowiązywania NDA. Pamiętaj, że niektóre informacje mogą wymagać ochrony nawet po zakończeniu współpracy z agencją.

Pamiętaj, że dobrze skonstruowana umowa NDA to nie tylko formalność, ale realne zabezpieczenie Twoich interesów biznesowych. Nie wahaj się konsultować jej treści z prawnikiem, aby mieć pewność, że wszystkie kluczowe aspekty zostały uwzględnione.

Dbałość o poufność informacji od samego początku współpracy pozwoli Ci spokojnie skupić się na realizacji kampanii, bez obaw o bezpieczeństwo Twoich danych.

Kto będzie obsługiwał mój projekt?

Za sukcesem każdej kampanii stoją ludzie. Nie wahaj się poprosić o przedstawienie konkretnych osób i ich doświadczenia. To nie tylko pozwoli Ci lepiej poznać zespół, ale także pomoże w budowaniu relacji od samego początku.

Dlaczego to takie ważne? Czasami zdarza się, że zespół prezentowany podczas procesu sprzedażowego różni się od tego, który ostatecznie pracuje nad kampanią. 

To naturalne, że agencje chcą zaprezentować się z najlepszej strony, ale Twoim zadaniem jest upewnić się, że eksperci, którzy przekonali Cię do współpracy, rzeczywiście będą zaangażowani w Twój projekt.

Poznanie zespołu pozwoli Ci ocenić ich kompetencje i doświadczenie. Poproś, aby opowiedzieli o swoich poprzednich sukcesach i wyzwaniach. 

To pomoże Ci zbudować zaufanie i pewność, że Twoja kampania jest w dobrych rękach. Zwróć uwagę na to, jak komunikują się z Tobą — czy są otwarci, entuzjastyczni i gotowi odpowiadać na Twoje pytania?

W marketingu farmaceutycznym kwestia zespołu projektowego nabiera szczególnego znaczenia. Kampanie leków i wyrobów medycznych wymagają nie tylko kreatywności, ale także głębokiej wiedzy merytorycznej i znajomości regulacji prawnych. Upewnij się, że w zespole agencji znajdują się osoby z doświadczeniem w branży farmaceutycznej, które rozumieją specyfikę komunikacji medycznej i potrafią balansować między atrakcyjnym przekazem a wymogami prawnymi.

Pamiętaj, transparentność w kwestii zespołu realizacyjnego to podstawa udanej współpracy z agencją marketingową. Nie bój się zadawać trudnych pytań — profesjonalna agencja doceni Twoje zaangażowanie i chęć budowania partnerskich relacji od samego początku.

Z kim mam się kontaktować i jak będzie wyglądała nasza komunikacja?

Jasna struktura komunikacji jest kluczowa dla sukcesu każdej kampanii marketingowej. Dlatego nie wahaj się zapytać agencję o szczegóły dotyczące tego, kto będzie Twoim głównym punktem kontaktu. Czy będziesz komunikować się z jedną osobą zarządzającą całością projektu, czy z kilkoma specjalistami odpowiedzialnymi za różne obszary, np. osobno ze specjalistą z działu mediów, grafikiem, copywriterem, czy social media managerem?

Poznanie zakresu odpowiedzialności poszczególnych członków zespołu pomoże Ci w sprawnej komunikacji i szybkim rozwiązywaniu ewentualnych problemów. Zapytaj, kto będzie odpowiedzialny za poszczególne aspekty Twojej kampanii i jak możesz się z tymi osobami skontaktować.

Równie ważne jest ustalenie narzędzi i kanałów komunikacji. Zapytaj, czy będziecie korzystać z maili, telefonów, czy może z dedykowanych komunikatorów. Ustal preferowane godziny kontaktu i częstotliwość aktualizacji postępów prac.

W przypadku marketingu farmaceutycznego efektywna komunikacja między klientem a agencją jest kluczowa ze względu na konieczność szybkiego reagowania na zmiany regulacyjne czy nowe doniesienia naukowe. Ustal jasne kanały komunikacji dla różnych typów informacji — np. osobny dla kwestii medycznych, regulacyjnych i kreatywnych. To pomoże w szybkim podejmowaniu decyzji i dostosowywaniu strategii do dynamicznego środowiska farmaceutycznego.

Pamiętaj, że dobra komunikacja to podstawa owocnej współpracy. Upewnij się, że zarówno Ty, jak i agencja macie jasność co do tego, jak będziecie się komunikować. 

Czy w harmonogramie prac uwzględniliście odpowiedni bufor czasowy na akceptację materiałów w strukturach mojej organizacji?

To pytanie jest szczególnie istotne, zwłaszcza jeśli pracujesz w branży farmaceutycznej lub medycznej. W tych sektorach materiały marketingowe muszą przejść przez szereg wewnętrznych procesów akceptacji, co może znacząco wpłynąć na timeline projektu.

Upewnij się, że agencja rozumie specyfikę Twojej branży. Wyjaśnij, że materiały będą musiały być zaakceptowane przez kilka działów, takie jak dział prawny czy medyczny. To nie jest standardowa procedura w każdej firmie, dlatego ważne jest, aby agencja była tego świadoma od samego początku.

Poproś o przedstawienie szczegółowego harmonogramu, który uwzględnia czas potrzebny na wewnętrzne akceptacje. Dobra agencja powinna zabezpieczyć odpowiednią ilość czasu na wykonanie materiałów przed planowanym startem kampanii, biorąc pod uwagę potencjalne poprawki i kolejne rundy akceptacji.

Dzięki takiemu podejściu unikniesz niepotrzebnych przesunięć w harmonogramie i zminimalizujesz ryzyko opóźnienia startu kampanii. Pamiętaj, że dobrze zaplanowany proces akceptacji to klucz do sprawnej realizacji projektu i terminowego rozpoczęcia działań marketingowych.

Na czyich kontach reklamowych będzie prowadzona kampania i jak będzie wyglądało zarządzanie budżetem?

To pytanie jest niezwykle istotne dla transparentności i kontroli nad Twoją kampanią. Masz kilka opcji do wyboru, a każda z nich ma swoje zalety.

Możesz poprosić agencję o wykorzystanie Twojego własnego konta reklamowego. Możesz stworzyć nowe konto specjalnie na potrzeby tej kampanii lub wykorzystać istniejące konto firmowe, jeśli Twoja organizacja takie posiada. Ta opcja daje Ci pełną kontrolę i dostęp do wszystkich danych. Ważne jest również, aby określić, kto ze strony Twojej firmy będzie miał dostęp do kont reklamowych i jakie będą jego uprawnienia. Ustal, kto będzie odpowiedzialny za zarządzanie kontami i nadawanie odpowiednich dostępów dla agencji.

Alternatywnie, możesz zdecydować się na prowadzenie kampanii na koncie agencji. To rozwiązanie może być wygodne — to agencja zadba o odpowiednią konfigurację Twojej kampanii, a zespół zaangażowany w projekt od razu będzie miał dostęp do konta i w procesie raportowania dostarczy Ci już obrobione dane z systemu wraz z wnioskami.

Niezależnie od wybranej opcji, koniecznie ustal, kto będzie dokonywać płatności w systemach reklamowych. — Ty jako klient np. poprzez podpięcie karty płatniczej czy agencja, która będzie rozliczała się z Tobą na podstawie harmonogramu płatności. Jeśli agencja ma zarządzać budżetem, upewnij się, że rozumiesz proces przepływu środków.

W marketingu farmaceutycznym kwestia kont reklamowych jest szczególnie delikatna ze względu na ścisłe regulacje dotyczące reklamy leków. Upewnij się, że agencja ma doświadczenie w prowadzeniu kampanii farmaceutycznych na różnych platformach i zna ograniczenia związane z reklamą poszczególnych kategorii produktów

Pamiętaj, że jasne ustalenia w tych kwestiach pomogą uniknąć nieporozumień w trakcie trwania kampanii i zapewnią Ci pełną kontrolę nad wydatkami i efektami Twoich działań marketingowych.

Jakie prawa autorskie uzyskam do stworzonych materiałów i w jakich obszarach będę mógł je wykorzystywać?

Zamawiając kreacje w agencji, musisz dokładnie przemyśleć ich przeznaczenie. Zastanów się, czy wystarczy Ci udzielenie przez agencję licencji na wykorzystanie utworu w określonym zakresie, czy potrzebujesz praw autorskich majątkowych. Są to kwestie, które wpływają również na koszty — dlatego ważne jest, aby przemyśleć i ustalić te kwestie na samym początku.

Pamiętaj jednak, że same autorskie prawa majątkowe to nie wszystko. Jeśli planujesz w przyszłości przerabiać lub modyfikować utwory stworzone przez agencję, na przykład dostosowywać grafiki do innych rynków, na których działasz, przygotowywać inne formaty niż te, które dostarczyła agencja, zadbaj o uzyskanie od agencji zezwolenia na wykonywanie zależnego prawa autorskiego. To pozwoli Ci na legalne korzystanie ze zmodyfikowanych materiałów.

Warto również zapytać agencję, czy w Twoim projekcie planuje korzystać z materiałów generowanych przez sztuczną inteligencję. Jeśli tak, poproś o szczegółowe informacje na temat zakresu udzielonych licencji do tych materiałów. Kwestie prawne związane z AI mogą być skomplikowane, więc upewnij się, że wszystko jest jasno określone.

W marketingu farmaceutycznym kwestia praw autorskich nabiera dodatkowego znaczenia ze względu na wykorzystanie danych medycznych i wyników badań. Upewnij się, że umowa jasno określa prawa do używania i adaptacji nie tylko elementów kreatywnych, ale także treści naukowych i medycznych. Zwróć szczególną uwagę na prawa do wykorzystywania materiałów w różnych krajach, biorąc pod uwagę różnice w regulacjach w tym zakresie.

Pamiętaj, że dokładne ustalenie kwestii praw autorskich na początku współpracy może zaoszczędzić Ci wielu problemów w przyszłości i zapewnić swobodę w wykorzystywaniu stworzonych materiałów.

Jakie konkretne wskaźniki będą kluczowe do mierzenia sukcesu mojej kampanii?

Wskaźniki efektywności są niezbędne do oceny skuteczności działań marketingowych. Upewnij się, że rozumiesz każdy proponowany przez agencję wskaźnik.

Nie bój się prosić o wyjaśnienia. Jeśli cokolwiek jest dla Ciebie niejasne — zawsze pytaj. Dobra agencja powinna cierpliwie wytłumaczyć znaczenie każdego wskaźnika dla Twojej kampanii.

Możesz również zapytać, dlaczego wybrano właśnie te KPI i jak odnoszą się one do Twoich celów biznesowych. Czy mierzą one rzeczywisty wpływ na Twój biznes?

Pamiętaj, że zrozumienie wskaźników efektywności pozwoli Ci na bieżąco oceniać postępy kampanii i podejmować świadome decyzje dotyczące ewentualnych korekt strategii.

W marketingu farmaceutycznym wskaźniki efektywności muszą uwzględniać nie tylko standardowe metryki marketingowe, ale także specyficzne dla branży aspekty, takie jak świadomość marki wśród lekarzy, zmiana preferencji przepisywania leków czy zgodność komunikacji z wytycznymi regulacyjnymi. Ustal z agencją, jakie dodatkowe KPI są istotne dla Twojego produktu farmaceutycznego i jak będą mierzone, pamiętając o ograniczeniach prawnych w zbieraniu niektórych danych.

Nie wahaj się kwestionować proponowanych metryk, jeśli uważasz, że nie odzwierciedlają one w pełni Twoich celów. Współpraca z agencją powinna być partnerska, a Twoje zrozumienie KPI jest kluczowe dla sukcesu kampanii.

Jak będzie wyglądał proces raportowania i jakie dane będą mi udostępniane?

Przede wszystkim, zapytaj agencję o narzędzia, z których korzysta do monitorowania i analizy danych. Ustal, do których z nich otrzymasz bezpośredni dostęp. To pozwoli Ci na bieżąco śledzić postępy kampanii.

Ważne jest również, aby określić częstotliwość aktualizacji danych. Czy będziesz miał dostęp do danych w czasie rzeczywistym, czy może będą one aktualizowane codziennie, tygodniowo lub miesięcznie?

Podczas ustalania harmonogramu spotkań statusowych jasno określ wszystkie mierniki, które są dla Ciebie istotne i które z nich będą wymagały regularnej aktualizacji oraz omówienia z zespołem. Pamiętaj, że to Ty najlepiej znasz swoje potrzeby informacyjne.

Zastanów się też, jakich wskaźników i danych będzie oczekiwał Twój przełożony lub zarząd. Upewnij się, że te kluczowe informacje zawsze zostaną uwzględnione w raportach.

Nie zapomnij o ustaleniu, w jakich językach mają być przygotowywane raporty. To szczególnie ważne, jeśli działasz na rynku międzynarodowym lub wtedy, kiedy raportujesz do globalnych struktur.

Na koniec, określ częstotliwość raportowania. Czy potrzebujesz raportów tygodniowych, miesięcznych czy może kwartalnych? Dopasuj częstotliwość do dynamiki Twojej kampanii i potrzeb organizacji.

Pamiętaj, że dobrze zorganizowany proces raportowania to klucz do skutecznego zarządzania kampanią i podejmowania trafnych decyzji biznesowych.

Jak zabezpieczymy proces zgłaszania działań niepożądanych?

Jest to szczególnie istotne w branżach takich jak farmacja czy medycyna, ale może dotyczyć każdej firmy oferującej produkty lub usługi wpływające na zdrowie i bezpieczeństwo konsumentów.

Pamiętaj, że zgłoszenia działań niepożądanych mogą pojawić się w różnych miejscach, w tym na przykład w komentarzach na platformach social media. Musisz mieć pewność, że agencja jest przygotowana na takie sytuacje. I tutaj uwaga — komentarze mogą pojawić się nie tylko pod postami opublikowanymi na tablicy, ale również pod reklamami, dlatego tak ważna jest dbałość o monitoring kampanii.

Upewnij się, że odpowiedni dział Twojej firmy przeprowadzi szkolenie dla pracowników agencji. Powinni oni dokładnie wiedzieć, jak rozpoznawać potencjalne zgłoszenia działań niepożądanych i jak na nie reagować.

Bardzo ważne jest, aby zawrzeć odpowiednie zapisy w umowie z agencją. Może to być oddzielna umowa dotycząca procesu zgłaszania działań niepożądanych lub klauzula w głównej umowie o prowadzenie kampanii.

Ustal jasne procedury: w jakim czasie agencja musi przekazać Twojej firmie informacje o potencjalnym zgłoszeniu, kto jest osobą kontaktową po stronie Twojej firmy, jakie działania agencja może podjąć samodzielnie, a które wymagają Twojej zgody.

Pamiętaj, że szybka i właściwa reakcja na zgłoszenia działań niepożądanych nie tylko jest wymogiem prawnym w wielu branżach, ale także buduje zaufanie konsumentów do Twojej marki.

Czy mogę otrzymać kontakty do klientów, z którymi współpracowaliście i porozmawiać o Waszej pracy?

Prośba o referencje to świetny sposób na zweryfikowanie deklaracji agencji. Pozwala to na uzyskanie niezależnej opinii o jakości jej pracy, podejściu do klienta i realnych efektach kampanii.

Profesjonalna agencja powinna być gotowa udostępnić dane kontaktowe do dotychczasowych klientów.. Oczywiście, z poszanowaniem prywatności i za ich uprzednią zgodą. 

Podczas rozmowy z osobami polecającymi, zapytaj o konkretne aspekty współpracy — efektywność komunikacji, terminowość, kreatywność, umiejętność rozwiązywania problemów czy elastyczność w dostosowywaniu się do zmieniających się potrzeb.

Pamiętaj, że referencje to nie tylko formalność. To cenne źródło informacji, które pomoże Ci podjąć świadomą decyzję i upewnić się, że wybierasz agencję, która naprawdę potrafi dostarczyć obiecane rezultaty.

Jeśli agencja niechętnie udostępnia referencje lub ma problem ze wskazaniem zadowolonych klientów, potraktuj to jako potencjalny sygnał ostrzegawczy.

W marketingu farmaceutycznym, ze względu na poufność wielu projektów, uzyskanie referencji może być trudniejsze niż w innych branżach. Zapytaj agencję o doświadczenia w prowadzeniu kampanii dla produktów z podobnej kategorii terapeutycznej lub o podobnym statusie regulacyjnym. Poproś o przykłady, jak radzili sobie z wyzwaniami specyficznymi dla branży farmaceutycznej, takimi jak komunikacja do pacjenta, czy z kampaniami edukacyjnymi skierowanymi do pracowników ochrony zdrowia.