Jeśli można mówić o jakimś programie jako o systemie operacyjnym firmy, jest nim na pewno system do zarządzania projektami. Można by dyskutować, że rdzeniem firmy są jej wartości, sposoby komunikacji, zasady, jakimi kierują się ludzie – to wszystko prawda. Niepodważalne jest jednak moim zdaniem to, że kropla drąży skałę – w tym przypadku kroplą jest aplikacja, której dana firma używa do prowadzenia projektów i realizacji swoich zadań.
Dlaczego tak się dzieje?
Każde rozwiązanie, które pomaga kimś kierować , z definicji musi zawierać systemy nagród i kar. Nagrodą może być komunikat: „Twoja skrzynka odbiorcza jest pusta”, karą natomiast na pewno będą przypomnienia o zaległych zadaniach i przeterminowanych wiadomościach. Do tego dochodzi specyfika danej osoby: komunikat o pustej skrzynce odbiorczej może być karą (Ojoj... nikt do mnie nie pisze…), a dla kogoś innego nagrodą (Hura! Załatwiłem wszystkie sprawy!).
Jednak na pewno wpływ konkretnego narzędzia do zarządzania projektami nie ogranicza się jedynie do systemu nagród i kar. Rozwiązania tego typu dostarczają również mechanizmów organizowania wiedzy w projekcie czy zasobów niezbędnych do jego realizacji. Te z kolei przekładają się na schematy poznawcze, które wpływają na to, jak poszukujemy informacji, jak je interpretujemy i wyciągamy wnioski.
Małe detale o dużym znaczeniu
Jak to często bywa – diabeł tkwi w szczegółach. Na przykład w sposobie przypisywania zadań uczestnikom projektu. Z praktyki wiem, co dzieje się w momencie, kiedy ludzie mają możliwość masowego (po kilka pozycji na raz) przerzucania zagadnień pomiędzy sobą. Natychmiast dochodzi do zjawiska „spychologii” na ogromną skalę, nawet wśród polityków przeciwnych obozów w trakcie kampanii.
Tego typu mechanizmów psychologicznych jest jeszcze bardzo wiele. Nie wymieniając wszystkich, warto wspomnieć choćby o aspektach interpersonalnych, jak na przykład: czy moje niedokończone zadania w systemie widzę tylko ja, mój szef, a może wszyscy w firmie? Kto może zobaczyć, w ilu projektach obecnie uczestniczę?
Parafrazując Marksa: Software kształtuje świadomość
Namawiam zatem do refleksji. Jeśli dopiero wybierasz narzędzie do zarządzania projektami:
- Nie kieruj się liczbą funkcji
- Nie kieruj się tym, co rekomendują znajomi
- Nie kieruj się tym, co jest w danej chwili modne.
- KIERUJ SIĘ: tym, jakie zachowania dany system nagradza i czy zależy ci właśnie na nich w twojej firmie. Wierz mi, że właśnie te zachowania otrzymasz.
Jeśli już stosujesz w swojej firmie tego typu narzędzie (Trello, Jira, RedMine, Basecamp, etc.), zastanów się, jakie zachowania premiuje ono w organizacji, a jakie w niepostrzeżony sposób karze i utrudnia. Pomyśl, czy specyfika danego narzędzia ma rzeczywiście dobry wpływ na to, jak organizowana jest praca w twoim biznesie.
